Vedtægter

§ 1. Foreningens navn er: “Troldhede Lokalarkiv.” Hjemsted og arbejdsområde fremgår af navnet.

§ 2. Foreningens formål er: At fremme interessen for egnens historie, samt indsamle, opbevare og registrere arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, og andre data uanset medie af ikke statslig proveniens med tilknytning det i § 1 nævnte område, byens beboerforeninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, i det lokalhistoriske arkiv og derved bidrage til, at intet af lokalhistorisk værdi går tabt.

§ 3. Foreningen oplyser på hjemmesiden om nyudgivelser af digitaliserede arkivalier i henhold til gældende love. Lokalarkivet kan også gennem udstillinger og lignende oplyse om egnens historie, samt have samarbejde med andre arkiver og beslægtede institutioner.

§ 4. De indsamlede arkivalier betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådant garanteres, og skal registreres og opbevares forsvarligt. Uerstatteligt materiale skal straks efter brug anbringes i en brandsikker boks. Historisk interesserede kan efter de gældende regler for tilgængelighed, og efter henvendelse til et bestyrelsesmedlem, få lejlighed til at se arkivalierne i det lokale, som stilles til rådighed for arkivet. Bestyrelsen er endvidere ansvarlig for offentlig tilgængelighed i en fast åbningstid efter ovennævnte regler.

§ 5. Foreningen er medlem af SLA. (Sammenslutningen af Lokalhistoriske arkiver) og SLAs lokalkreds. Registreringen af arkivalierne foregår på den af SLA udviklede Edb-program.

§ 6. Medlemskontingentet fastsættes af bestyrelsen for et år afgangen. Pengemidler – udover nødvendig kassebeholdning – indestår på foreningens konto i et pengeinstitut

§ 7. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afholdes, hvert år i december måned. Generalforsamlingen bekendtgøres senest 1 måned  i forvejen på arkivets hjemmeside, samt ved opslag i byen. Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen finder det påkrævet, eller når mindst en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftligt ønske derom med motiveret dagsorden. Dagsordenen på ordinær generalforsamling skal indeholde følgende punkter:

1: Valg af dirigent.
2: Bestyrelsens beretning.
3: Fremlæggelse af regnskab.
4: Valg af bestyrelse + 2 Suppleanter.
5: Valg af 2 revisorer.
6: Indkomne forslag
7: Eventuelt

Regnskabsåret går fra 1/10 til 30/9.

§ 8. Forslag eller lovændringer, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal afleveres til formanden senest 3 dage inden generalforsamlingen. Vedtægtsændringer skal desuden godkendes af SLA og SLA kredsen.

§ 9. Generalforsamlingen vælger en bestyrelsen på 5 medlemmer + 2 suppleanter og 2 revisorer. Bestyrelsen afgår skiftevis med 2 og 3 medlemmer, hvert andet år. Første gang afgår 2 medlemmer ved lodtrækning. Suppleant og revisorer afgår hvert år.

§ 10. Bestyrelsen vælger af sin midte, formand, næstformand, sekretær, kasserer og arkivleder. Arkivlederen er sammen med den øvrige bestyrelse ansvarlig for arkivets arbejde iflg. SLA ‘s standardregler for arkivledelse. Bestyrelsen nedsætter de for arbejdet nødvendige udvalg. Til udvalgene kan vælges medlemmer udenfor bestyrelsen. Bestyrelsen skal være repræsenteret i alle udvalg.

§ 11. Til foreningens ophævelse kræves 3/4 af stemmerne på 2 efter hinanden følgende generalforsamlinger.

§ 12. Hvis foreningen opløses skal dens midler, efter generalforsamlingens beslutning bruges til opgaver med betydning for kendskabet til lokalområdets historie. Arkivalierne overdrages, efter aftale med kommunalbestyrelsen og lokalhistoriske Arkiver i Ringkøbing Kreds, til et andet SLA-lokalhistorisk arkiv.

Arkivet er åben for besøgende på mødeaftner 19.00–20.00, mødekalenderen kan ses på hjemmesiden //troldhedearkiv.dk

Godkendt på generalforsamling den 6. december 2018.